Kun vuokrakaluston hallinta osuu omalle työpöydälle, tavallinen verkkohaku, puhelut ja sähköpostiketjut alkavat nopeasti tuntua kömpelöiltä. Renta Easy on Renta Groupin yrityskäyttöön suunnattu sovellus, jonka idea on tuoda vuokrakaluston hallinta ja vuokraaminen samaan mobiilikokemukseen. Kokeilin sitä ennen kaikkea arjen koordinoinnin näkökulmasta: miten se sopii tilanteeseen, jossa yksi henkilö tekee varauksen, toinen noutaa kaluston ja kolmas tarvitsee tiedon siitä, mitä on sovittu.

Sovellus ei tunnu kotitalouden yleiseltä asiointityökalulta, vaan työvälineeltä ihmisille, jotka ovat tekemisissä koneiden, työvälineiden tai muun vuokrattavan kaluston kanssa. Siksi sen hyöty näkyy parhaiten silloin, kun vuokraukseen liittyy aikatauluja ja useampi osapuoli. Jos tarvitset vain satunnaisesti yhden tavaran lyhyeksi ajaksi, perinteinen yhteydenotto vuokraamoon voi olla yhtä suoraviivainen. Kun käyttö toistuu, mobiilimuoto alkaa kuitenkin säästää vaivaa.

Renta Easy käytännössä: yhteinen laite, yhteiset vastuut

Kun yksi henkilö varaa ja toinen hakee

Realistinen arkitilanne voisi olla pieni remontti- tai rakennusporukka, jossa työnjohtaja järjestää tarvittavan kaluston mutta työntekijä käy hakemassa sen. Tällöin sovelluksen arvo ei ole vain siinä, että vuokraus voidaan aloittaa puhelimella. Tärkeämpää on, että kaluston hankinta voidaan ajatella omana työvaiheenaan: ensin selvitetään tarve, sitten tehdään vuokraukseen liittyvät toimet ja lopuksi tieto välitetään sille, joka jatkaa käytännön järjestelyjä.

Jaetulla puhelimella tai tabletilla käyttäisin sovellusta varovasti. Jos sama laite kiertää työntekijältä toiselle, jokaisen pitäisi ymmärtää, kenen nimissä asiointi tapahtuu ja kuka vastaa tekemistään valinnoista. Sovellus voi helpottaa koordinointia, mutta se ei itsessään korvaa yrityksen omaa sopimista siitä, kuka saa vuokrata kalustoa ja kuka saa vain tarkistaa tilanteen.

Tässä on yksi Renta Easyn kiinnostavimmista puolista: se sopii paremmin työnkulun yhteen kohtaan kuin koko organisaation viestintäkanavaksi. Minä pitäisin sitä välineenä vuokrauksen hoitamiseen, en paikkana, jossa kaikki työmaan ohjeet, kuvat, kuitit ja keskustelut pitäisi yrittää säilyttää. Kun sovellukselle antaa yhden selkeän tehtävän, sen käyttö pysyy helpommin hallittavana.

Aloitus kannattaa tehdä roolit edellä

Ennen käyttöönottoa kannattaa sopia, kuka käyttää sovellusta varsinaiseen vuokraamiseen, kuka tarvitsee vain tiedon kalustosta ja kuka huolehtii palautukseen liittyvistä käytännöistä. Tämä kuulostaa pieneltä asialta, mutta jaetussa käytössä juuri epäselvät roolit aiheuttavat eniten kitkaa. Sama puhelin, sama kirjautunut näkymä tai sama yrityksen laite voi muuten johtaa tilanteeseen, jossa väärä henkilö tekee toiminnon väärässä vaiheessa.

Jos sovellus tulee työpaikan yhteiseen laitteeseen, tekisin ensimmäisen käyttökerran rauhassa toimistolla enkä kiireessä työmaalta käsin. Samalla kannattaa tarkistaa, että käyttäjä tunnistaa, milloin hän hallinnoi vuokrausta ja milloin hän vain selaa tai valmistautuu asiointiin. En rakenna tämän varaan oletusta erillisistä perhe- tai käyttäjärajoista, vaan pitäisin rajat organisaation omana käytäntönä.

Yrityskäytössä hyvä periaate on tämä: yksi henkilö vastaa vuokrauspäätöksestä, vaikka useampi henkilö käyttää sovellusta. Se vähentää päällekkäisiä toimia ja tekee myöhemmästä selvittelystä helpompaa. Renta Easy voi tukea tätä työnjakoa, mutta vastuu ei siirry sovellukselle.

Koordinointi toimii parhaiten, kun tieto kulkee sovelluksen rinnalla

Kun kalusto liittyy tiettyyn työpäivään, pelkkä varauksen tekeminen ei vielä ratkaise kaikkea. Kuljettajan, asentajan tai työmaavastaavan pitää tietää, mitä hänen odotetaan tekevän ja milloin. Siksi käyttäisin Renta Easyä yhdessä yrityksen normaalin viestintätavan kanssa. Sovellus hoitaa vuokraukseen liittyvää asiointia, kun taas tiimin oma viesti kertoo käytännön vastuut.

Hyvä työnkulku on esimerkiksi sellainen, että vastuuhenkilö hoitaa vuokrauksen, lähettää noutajalle selkeän viestin ja pyytää tätä tarkistamaan tiedot ennen lähtöä. Noutaja ei silloin joudu arvailemaan, onko kyseessä oikea kalusto tai oikea ajankohta. Samalla vältetään se, että useampi henkilö tekee saman toimenpiteen vain siksi, ettei kukaan tiedä, kuka asian jo hoiti.

Toinen hyödyllinen tapa on pitää sovelluksen käyttö hetkenä, jossa tiedot tarkistetaan, ei vain nappina jota painetaan nopeasti. Kun kyse on vuokrakalustosta, väärä valinta voi vaikuttaa aikatauluun, kuljetukseen ja koko työpäivään. Minulle tämä on käytännöllinen ero tavalliseen puhelinsoittoon verrattuna: mobiilissa asiointiin voi palata ja tarkistaa oman toimintansa ennen kuin lähtee hakemaan kalustoa.

Missä mobiilisovellus voittaa puhelun tai selaimen

Puhelinsoitto on edelleen hyvä vaihtoehto, jos tarve on epäselvä tai kaluston sopivuudesta pitää keskustella ihmisen kanssa. Sähköposti taas toimii, kun tarvitaan pitkä kirjallinen ketju tai useita liitteitä. Renta Easy on vahvimmillaan siinä välissä: kun käyttäjä tietää tarvitsevansa vuokrakalustoa ja haluaa hoitaa asian liikkeellä ollessaan ilman erillistä työpöytäistuntoa.

Perinteiseen verkkosivuun verrattuna sovelluksen etu on matalampi kynnys palata samaan työvälineeseen. Puhelin on usein jo mukana työmaalla, varastolla tai matkalla. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, että sovellus olisi aina parempi. Jos asiointi vaatii paljon vertailua, useita samanaikaisia näkymiä tai yrityksen laajaa hyväksymiskiertoa, suurempi näyttö ja organisaation oma järjestelmä voivat olla selkeämpiä.

Renta Easy ei siis korvaa kaikkia vaihtoehtoja. Näen sen pikemminkin nopeana käyttöliittymänä vuokrauksen ympärille. Sen kannattaa olla osa prosessia, ei koko prosessi. Tämä rajaus tekee sovelluksesta helpommin lähestyttävän, mutta samalla käyttäjän pitää itse huolehtia siitä, missä muut tärkeät tiedot säilytetään.

Jaettu käyttö kotona ja pienessä yhteisössä

Vaikka sovellus kuuluu yritysten kategoriaan, jaettu käyttö voi tulla vastaan myös kotitaloudessa. Esimerkiksi perheen remontissa yksi aikuinen voi hoitaa vuokrauksen ja toinen noudon. Tällaisessa tapauksessa en antaisi sovellusta lapsen hoidettavaksi, vaikka ikäluokitus on PEGI 3. Ikäluokitus kertoo sovelluksen sopivan yleiselle käyttäjäjoukolle, mutta vuokrakalustoon liittyvä vastuu on eri asia kuin sovelluksen tekninen soveltuvuus.

Perheen sisällä tärkeää on pitää tilit ja vastuut erillään. Jos samaa laitetta käyttää useampi henkilö, kannattaa sopia ääneen, kuka saa tehdä vuokraukseen vaikuttavia toimia. En myöskään olettaisi, että sovellus tarjoaa erillisiä lapsiprofiileja, hyväksyntäpyyntöjä tai perhehallintaa. Käytännössä aikuinen huolehtii asioinnista ja käyttää sovellusta vain tiedon välittämiseen muille.

Tämä on myös luottamuskysymys. Jos perheenjäsen lähettää toisen hakemaan kalustoa, noutajan pitää tietää, mitä hän on menossa hakemaan ja kenen kanssa mahdolliset epäselvyydet ratkaistaan. Sovellus voi auttaa pitämään vuokraukseen liittyvän toiminnan yhdessä paikassa, mutta se ei tee epäselvästä työnjaosta selkeää automaattisesti.

Tekniset perustiedot ja käyttöönoton odotukset

Renta Easy on ilmainen Android-sovellus, jonka nykyinen versio on 2.4.1 ja joka toimii Android 7.0:sta alkaen. Tämä tekee siitä käyttökelpoisen myös sellaisessa yritysympäristössä, jossa kaikki puhelimet eivät ole aivan uusia. Vanhan laitteen kanssa tarkistaisin silti ennen työmaalle lähtöä, että sovellus käynnistyy sujuvasti ja että käyttäjä osaa käyttää sitä ilman kiirettä.

Sovellus julkaistiin 29.5.2017, joten kyse ei ole aivan uudesta palvelusta. Renta Groupin kehittämän sovelluksen tunnettuus on kuitenkin melko rajattu, kuten yrityskäyttöön suunnatulta työkalulta voi odottaa. Sillä on yli kymmenentuhatta asennusta, ja käyttäjäarvioiden keskiarvo on 4,6. Arviot näyttävät lupaavilta, mutta niiden määrä on kaksikymmentäkaksi, joten en tekisi päätöstä pelkän arvosanan perusteella.

Minusta olennaisempi kysymys on, sopiiko sovellus juuri oman yrityksen vuokraustapaan. Jos Renta Groupin kalusto ja asiointiprosessi ovat sinulle tuttuja, käyttöönotto tuntuu luontevammalta. Jos taas etsit yleistä työkalua eri vuokraamoiden, kalustoluokkien ja sisäisten hyväksyntöjen hallintaan, tämä ei vaikuta oikealta lähtökohdalta.

Kolme käytännön oivallusta, jotka säästävät vaivaa

• Pidä varausvastuu yhdellä henkilöllä. Kun useampi käyttäjä toimii samalla laitteella tai saman työryhmän puolesta, yksi nimetty vastuuhenkilö ehkäisee päällekkäisiä varauksia ja epäselvyyttä siitä, kuka teki viimeisen päätöksen.
• Käytä sovellusta ennen siirtymää, ei vasta noutopaikalla. Tietojen tarkistaminen rauhassa vähentää riskiä, että noutaja joutuu ratkaisemaan epäselvyyksiä kiireessä tai keskellä muuta työpäivää.
• Erota vuokrauksen hallinta muusta projektitiedosta. Renta Easy kannattaa pitää vuokraukseen liittyvänä työkaluna ja säilyttää työmaan ohjeet, aikataulut sekä muut materiaalit siellä, missä tiimi niitä normaalisti käsittelee.

Näiden lisäksi huomioisin laitteen omistajuuden. Jos työntekijä vaihtuu, yhteinen puhelin siirtyy toiselle henkilölle tai perheenjäsen käyttää samaa tablettia, sovelluksen käyttäjärajat pitää käydä uudelleen läpi. Tämä ei ole Renta Easyn erityinen heikkous, vaan jaetun laitteen perusriski. Sovellus tekee asioinnista nopeampaa, mutta nopeus korostaa sitä, että käyttäjän pitää tietää, mitä hän on tekemässä.

Rajoitukset, jotka näkyvät etenkin vaativassa yrityskäytössä

Minua eniten mietityttää se, kuinka hyvin sovellus palvelee suurempaa tiimiä, jossa vuokraukseen liittyy monta hyväksyjää, kustannuspaikkaa tai samanaikaista työmaata. Renta Easy vaikuttaa ensisijaisesti käytännölliseltä mobiilikanavalta kaluston hallintaan ja vuokraamiseen. Jos työnkulku on monimutkainen, rinnalle tarvitaan todennäköisesti yrityksen oma tapa seurata vastuuta ja kustannuksia.

Toinen rajoitus liittyy käyttötilanteeseen. Puhelimella asiointi on kätevää, mutta pieni näyttö ei ole ihanteellinen, jos käyttäjä joutuu vertailemaan paljon vaihtoehtoja tai tarkistamaan useita yksityiskohtia kerralla. Silloin selain tai suora keskustelu vuokraamon kanssa voi olla mukavampi. Sovelluksen vahvuus on nopeassa asioinnissa, ei välttämättä laajassa suunnittelussa.

Kolmas huomio koskee luottamusta ja perehdytystä. Uusi työntekijä ei välttämättä tiedä, mitä kaikkea vuokraukseen liittyy, vaikka sovelluksen tekninen käyttö olisi helppoa. Antaisin ensimmäisellä kerralla lyhyen ohjeen siitä, kuka tekee päätöksen, mitä tarkistetaan ja kenelle tieto välitetään. Näin vältetään tilanne, jossa sovellusta käytetään oikein mutta väärässä roolissa.

Kenelle sovellus sopii parhaiten

Suosittelisin Renta Easyä erityisesti yritykselle tai työryhmälle, joka käyttää Renta Groupin vuokrakalustoa ja haluaa hoitaa asiointia puhelimella. Se sopii myös tilanteeseen, jossa vastuuhenkilö liikkuu paljon eikä halua olla sidottu toimistokoneeseen. Pienessä tiimissä sen käyttötapa on helppo pitää selkeänä: yksi henkilö hallitsee vuokrausta, muut saavat tarvittavat tiedot ja käytännön työ jatkuu.

Se voi olla hyödyllinen myös kotitaloudessa, jos remontti tai muu projekti vaatii vuokrakalustoa ja aikuisten pitää jakaa tehtäviä. Tällöin sovellusta kannattaa käyttää aikuisten kesken, vaikka laite olisi yhteinen. Lapsille tai satunnaisille käyttäjille en antaisi vuokrauspäätöksen vastuuta vain siksi, että sovellus on ikäluokitukseltaan PEGI 3.

Jättäisin sen väliin, jos tarvitset ennen kaikkea monen vuokraamon yhteistä hallintaa, laajaa projektiseurantaa tai yksityiskohtaista tiimityöskentelyä yhdessä näkymässä. Samoin puhelu voi olla parempi, jos et vielä tiedä, millainen kalusto sopii tarpeeseesi. Renta Easy ei poista asiantuntijakeskustelun tarvetta silloin, kun valinta on epävarma.

Oma loppuarvioni kotitalouden ja työryhmän näkökulmasta

Pidän Renta Easyn ajatuksesta, koska se ratkaisee konkreettisen ongelman: vuokrakalustoon liittyviä asioita voi hoitaa mobiilisti ilman, että koko prosessi alkaa puhelinsoitosta tai tietokoneen etsimisestä. Renta Groupin kehittämä yrityssovellus on parhaimmillaan silloin, kun tarve on jo tiedossa ja käyttäjä haluaa edetä järjestelmällisesti.

Sen käyttöönotossa tärkeintä ei ole asentaminen vaan rajojen sopiminen. Kuka saa vuokrata, kuka hakee, kuka tarkistaa tiedot ja miten muut saavat tiedon? Kun nämä asiat ovat kunnossa, sovellus tukee sekä pientä työryhmää että kotitalouden yhteistä remonttia. Kun ne ovat epäselviä, mikään mobiilikäyttöliittymä ei yksin ratkaise vastuukysymyksiä.

Ilmaisena sovelluksena Renta Easy on helppo ottaa kokeiluun Android-laitteella, ja yli kymmenentuhannen asennuksen sekä hyvän keskiarvon perusteella se vaikuttaa kiinnostavalta vaihtoehdolta omassa rajatussa käyttötarkoituksessaan. Minun suositukseni on myönteinen, mutta ehdollinen: valitse se, jos haluat Renta Groupin vuokrakaluston hallintaan selkeän mobiilikanavan, älä jos etsit koko yrityksen kattavaa projektijärjestelmää.

Kun sovelluksen rooli pidetään sopivan kapeana ja jaetun laitteen käyttäjät sovitaan etukäteen, Renta Easy tuntuu käytännölliseltä apurilta. Se ei yritä olla kaikkea kaikille, ja juuri siinä on sen vahvuus. Minä käyttäisin sitä mielelläni vuokrauksen hoitamiseen ja sen ympärillä tapahtuvan koordinoinnin tukena, mutta pitäisin muun projektitiedon ja lopullisen vastuun edelleen ihmisillä.

Kohokohdat

• Selkeä käyttöliittymä helpottaa vuokra-asuntojen selaamista.
• Hakutuloksia voi rajata sijainnin ja muiden kriteerien mukaan.
• Sovelluksessa voi tarkastella asuntojen kuvia ja perustietoja.
• Kiinnostavia kohteita on helppo vertailla ennen yhteydenottoa.
• Ilmoitusten selaaminen onnistuu nopeasti myös mobiililaitteella.

---

Rajoitukset

• Kaikista kohteista ei välttämättä löydy yhtä kattavia tietoja.
• Ilmoitusten määrä voi vaihdella huomattavasti alueen mukaan.
• Osa toiminnoista saattaa edellyttää rekisteröitymistä.
• Vuokra-asuntojen saatavuus voi muuttua nopeasti.
• Sovelluksen hyödyllisyys riippuu paikallisten ilmoitusten kattavuudesta.

Usein kysytyt kysymykset

Mikä Renta Easy on ja kenelle se sopii?

Renta Easy on Renta-konsernin digitaalinen palvelu, jonka avulla käyttäjät voivat tutustua vuokrattavaan kalustoon, tehdä varauksia ja hallita vuokraukseen liittyviä asioita mobiililaitteella. Se sopii erityisesti rakennusalan ammattilaisille, urakoitsijoille ja yksityisasiakkaille, jotka haluavat hoitaa koneiden ja työmaatuotteiden vuokrauksen nopeasti ilman ylimääräistä asiointia.

Voiko Renta Easyn kautta varata koneita ja muuta kalustoa?

Kyllä, sovelluksen keskeinen tarkoitus on helpottaa Renta-kaluston etsimistä ja vuokraamista. Saatavuus, valikoima ja varauksen tekemiseen liittyvät toiminnot voivat vaihdella alueen, toimipisteen ja käyttäjätilin mukaan. Ennen vahvistamista kannattaa tarkistaa vuokra-aika, noutopaikka, palautusehdot sekä mahdolliset kuljetus- ja lisävarustemaksut.

Tarvitaanko Renta Easyn käyttöön käyttäjätili?

Käyttäjätiliä voidaan tarvita etenkin varauksia, omien vuokrausten hallintaa ja asiakastietojen säilyttämistä varten. Rekisteröityminen helpottaa myöhempää käyttöä, koska yhteys- ja yritystiedot voidaan tallentaa valmiiksi. Kaikki sisältö ei kuitenkaan välttämättä edellytä kirjautumista. Tarkat vaatimukset kannattaa tarkistaa sovelluksen ajantasaisista käyttöehdoista ja omasta Renta-palvelusta.

Mitä käyttöoikeuksia ja henkilötietoja Renta Easy käyttää?

Sovellus voi käsitellä esimerkiksi käyttäjän yhteystietoja, varaus- ja vuokraustietoja sekä asiakkuuteen liittyviä tietoja. Käyttöoikeudet riippuvat käytettävistä ominaisuuksista, ja laite voi pyytää lupaa esimerkiksi ilmoituksiin tai sijaintiin, jos niitä hyödynnetään toimipisteen löytämisessä tai palveluviestinnässä. Tutustu tietosuojaselosteeseen ja myönnä vain tarpeellisiksi katsomasi oikeudet.

Mitä teen, jos varaus, kirjautuminen tai sovelluksen toiminta ei onnistu?

Jos Renta Easy ei toimi odotetusti, tarkista ensin internet-yhteys, sovelluksen päivitykset ja kirjautumistietojen oikeellisuus. Sovelluksen sulkeminen ja uudelleenkäynnistys voi ratkaista tilapäisen ongelman. Jos ongelma jatkuu, ota yhteyttä Renta-toimipisteeseen tai asiakaspalveluun ja ilmoita laitteen käyttöjärjestelmä, sovelluksen versio sekä mahdollinen virheilmoitus. Älä luota pelkkään sovellukseen kiireellisessä työmaatilanteessa.